Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri
Herkesin zamanını daha iyi yönetmekle ilgilendiği bir sır değil.
İş yerinizi düzenlemek gibi zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olacak genel ipuçları ve teknikler olsa da, bunlar daha üretken olmanıza yardımcı olmak için yeterli değildir .
Sizin için en uygun olan zaman yönetimi stilini ve üretkenlik tekniğini bulmanız gerekir.
Bu makalede, daha üretken olmanıza yardımcı olacak altı farklı zaman yönetimi stiline ve birkaç kişiselleştirilmiş ipucuna bakacağız.
Bu Makale şunları kapsar:
(Belirli bir bölüme atlamak için bağlantılara tıklayın)
Zaman yönetimi nedir?
Zaman yönetiminin faydaları nelerdir?
Farklı zaman yönetimi stilleri nelerdir?
Zaman yönetimi becerilerinizi nasıl geliştirebilirsiniz?
Başlayalım.
Zaman Yönetimi nedir ?
Zaman yönetimi , gününüzü en iyi şekilde değerlendirmek için görevleri organize etme ve planlama sürecidir . Daha az zamanda daha çok iş yapma ve genel olarak üretken olma etrafında döner.
Ancak, yaygın inanışın aksine, meşgul olmak üretken olmakla aynı şey değildir.
Tüm gün ‘meşgul’ olmasına rağmen, birçok insan günlük görevlerini tamamlayamıyor.
İşte burada zaman yönetimi stratejileri devreye giriyor – daha sıkı değil, daha akıllı çalışmanızı sağlıyorlar .
Zaman Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Farklı zaman yönetimi tarzlarına dalmadan önce, zaman yönetiminin sunduğu bazı avantajlara bir göz atalım.
Ancak faydalarına aşina iseniz , zaman yönetimi stillerine geçmekten çekinmeyin .
- Ertelemeyi Azaltır
İyi zaman yönetimi , zamanınızı kontrol etmenizi sağlar .
Daha odaklı ve konusunda emin olacağım Ne belirli bir zaman dilimi içinde tamamlamak istiyorum. Sonuç olarak, daha az erteliyorsunuz ve işten daha çok uzakta kalıyorsunuz.
- İş-Yaşam Dengesini İyileştirir
Etkili zaman yönetimi nedeniyle işi erken bitirmek , kendinize , kişisel hedeflerinize ve kişilerarası taahhütleriniz için daha fazla zamanınız olduğu anlamına gelir .
Bu denge aynı zamanda çalışmayı ve üretkenliği olumlu yönde doğrudan etkiler – ne kadar mutlu olursanız, o kadar üretken olursunuz.
- Tükenmişliği Önler
Biraz ara vermek, zihinsel enerji seviyenizi canlandırmanıza yardımcı olur ve işyerinde tükenmişlik olasılığını ortadan kaldırır . Ayrıca daha iyi odaklanmanıza ve problem çözme yeteneklerinizi geliştirmenize olanak tanır.
Farklı Zaman Yönetimi Tarzları Nelerdir?
Farklı insanların zamanlarını yönetmenin farklı yolları vardır.
Senin belirlenmesi kendi zaman yönetim tarzı güçlü yanlarınızı odaklanmak ve anahtarı anlamamıza yardımcı olacaktır senin verimlilik.
Altı yaygın zaman yönetimi stiline bir göz atalım :
- Hazne
hazne çoklu görev
Hoppers , aynı anda birden fazla şey üzerinde çalışan kişilerdir . Görevlerden biri tamamlanmadan önce bir görevden diğerine geçerler.
Çok görevli çalışanlar kaosu sever ve genellikle kendilerini aynı anda çok sayıda kişisel ve profesyonel projeye dahil olurlar.
A. Avantajlar
Bu dolandırıcılar meşgul kalmayı sever ve aynı anda birkaç farklı şey yapabilirler. Görevler arasında geçiş yapmak onlar için kolaydır.
B. Dezavantajlar
Popüler inanca rağmen, çoklu görev çok üretken bir çalışma yöntemi değildir. Aslında, araştırmalar IQ’nuzu bile düşürebileceğini gösteriyor !
Dahası, çok görevli çalışanlar genellikle düzenli kalmayı, belirli görevleri tamamlamayı ve son teslim tarihlerini karşılamayı zor bulur.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Potansiyellerinden en iyi şekilde yararlanmak için, huniler:
Çalışırken dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.
Kısa aralıklarla çalışmak için Pomodoro tekniğini kullanın .
Yalnızca iki veya üç göreve öncelik vermeye ve yalnızca öncelikli olanlar arasında geçiş yapmaya odaklanın.
- Hiperfokus
Hiperfokus tarzı bir yönetim tarzına sahip insanlar , eldeki göreve derinden dahil olurlar . Bölgeye girmek için hızlıdırlar, bir göreve odaklanmayı ve bitene kadar onu takip etmeyi tercih ederler.
A. Avantajlar
Hiperfokus tarzı kullanıcılar inanılmaz derecede üretkendir ve ayrıntılara büyük özen göstererek yüksek kaliteli işler üretir.
B. Dezavantajlar
Yalnızca tek bir göreve odaklanmak, bitmemiş görevler için son teslim tarihlerine uyulmamasına ve strese neden olabilir ve bireyin dikkatini ihtiyaç duyan önemli şeylerden uzaklaştırabilir. Bir görevden diğerine geçmek onlar için zor olduğundan esneklikten yoksundurlar.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Bu yönetim tarzına sahip kişiler şunları yapmalıdır:
Belirli zaman aralıklarından sonra görevleri değiştirmeyi kendilerine hatırlatın.
Görevleri tamamlamak için geçen süre hakkında gerçekçi tahminler yapmak için geriye dönük bir planlama stratejisi kullanın.
Farklı görevlere ayırdıkları süreyi takip edin.
- Uçurum
baskı altında uçurum
Baskı altında en iyi şekilde çalışmak , zorlu bir kişiliğe işaret eder . Bu tür bireyleri ilerleten şey, saat son teslim tarihine yaklaştıkça aldıkları adrenalin patlamasıdır.
A. Avantajlar
Cliffhanger yönetim tarzını kullananlar stresli durumlarda başarılı olurlar ve birçok baskıya dayanabilirler.
B. Dezavantajlar
Baskı altında yapılan iş genellikle aceleye getirilir ve kalitesi düşüktür. Bu insanlar genellikle işe başlamak için mümkün olan son saniyeyi bekleyen geciktiricilerdir.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Zamanlarını en iyi şekilde değerlendirmek için, cliffhanger tarzı zaman yöneticileri şunları yapmalıdır:
Her bir görevi tamamlamak için geçen süreyi takip edin.
Son dakika telaşını önlemek için görevleri önceliklendirin.
Acil görevler için daha erken tarihler planlayın.
- Büyük Resim
büyük resim planlaması
Bu kişisel zaman yönetimi tarzına sahip kişiler, gerçekleştirmeleri gereken farklı görevler ve planlara kuş bakışı bakabilirler. Zamanlarının çoğunu ince ayrıntılara dikkat etmek yerine planlama ve strateji oluşturmaya harcıyorlar.
A. Avantajlar
Bu kategorideki insanlar büyük resmi gördükleri için hızlı düşünürler ve kendiliğinden problem çözücülerdir. Genellikle farklı sorunlar için yaratıcı fikirler ve yeni stratejiler üretirler.
B. Dezavantajlar
Büyük resim stilini kullananlar için en önemli dezavantaj, daha küçük görevlere ve ayrıntılara dikkat edememeleridir. Bu, yüksek kaliteli iş yapamayabilir.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Potansiyellerinden en iyi şekilde yararlanmak için, büyük resmi görenlerin yapması gerekenler:
Günlük rutinlerini yazın.
Mükemmeliyetçiler gibi ayrıntılara dikkat eden insanlarla işbirliği yapın.
Neyi başarmak istedikleri hakkında net ve kesin bir şekilde iletişim kurun.
- Mükemmeliyetçi
mükemmeliyetçi
Mükemmeliyetçi zaman yöneticisi sadece her şeyi doğru yapmanın sonsuz peşinde detayları ve takılmaktadır çok fazla zaman harcıyor.
A. Avantajlar
Bu insanlar bir görevin inceliklerini anlar ve çok kaliteli işler üretir.
B. Dezavantajlar
Ayrıntıları mikro yöneterek her şeyi mükemmel hale getirmeye çalışmak için genellikle son teslim tarihlerini kaçırırlar.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Yönetim sorunları ile başa çıkmak için mükemmeliyetçiler şunları yapmalıdır:
Bir seferde daha az proje üstlenin.
Anlamsız ayrıntılara kapılmamak için zamanlarını denetleyin.
Birkaç proje yönetimi görevini bitirmek için bir ekip üyesiyle işbirliği yapın (bu en yüksek önceliğe veya riske sahip değildir.)
- Dürtüsel
dürtüsel zaman yönetimi stili
Dürtüsel zaman yönetimi tarzına sahip insanlar plansız çalışmayı severler. Kendiliğindenlikle gelen adrenalin dalgası onları harekete geçirir. Bir rutin oluşturma veya bir görev listesi oluşturma fikrinden korkuyorlar.
A. Avantajlar
Harika doğaçlamacılar oldukları için, bu stili kullanan insanlar genellikle beklenmedik zorlukların olduğu durumlarda başarılı olurlar.
B. Dezavantajlar
Dürtüsel zaman yöneticisi çoğu zaman son teslim tarihlerini tutamaz. Tutarlı uzun vadeli çaba gerektiren işleri yapmakta zorlanırlar.
C. Verimliliği Artırmak için İpuçları
Potansiyellerinden en iyi şekilde yararlanmak için bu insanlar şunları yapmalıdır:
Rutini dahil edin, programlar oluşturun ve hedeflerini kendilerine hatırlatın.
Karar vermeden önce daha büyük projeleri, hedefleri ve sorumlulukları düşünün .
Uzun vadeli planlar yapın, rutinleri gözden geçirin ve kendiliğindenlik için her gün biraz zaman belirleyin.
Zaman Yönetimi Becerilerinizi Nasıl Geliştirebilirsiniz?
Zaman yönetimi becerileri , zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenize ve kişisel ve profesyonel yaşamınızın sorumluluğunu üstlenmenize yardımcı olur.
Farklı zaman yönetimi tekniklerine ve becerilerine ve bunların nasıl geliştirileceğine bir göz atalım:
- Organizasyon
Organize olmak, tüm sorumluluklarınızı ve önceliklerinizi kontrol altına almanın ilk adımıdır.
Organize bir görev listesi oluşturmak, sıkışık programınızın çalkantılı sularında gezinmenize yardımcı olacaktır.
Bu beceri, başarılı insanların dikkatlerini odaklamalarına, görevlere öncelik vermelerine ve momentumlarını azaltan zaman kaybını belirlemelerine yardımcı olur.
- Hedef belirleme
Birkaç akıllı hedef belirlemiş olabilirsiniz, örneğin: bir sonraki en çok satan kitabı yazmak veya bir sonraki milyar dolarlık şirketi kurmak.
Bu hedefler, günde 3000 kelime yazmak, satışlar için bir saat harcamak gibi tutarlı çalışmalar yapmanın sonuçlarıdır .
İdeal olarak, hedefler belirlerken, sonuçlara değil eylemlerinize odaklanmalısınız .
Bunu nasıl yaptın?
Hedeflerinize ulaşmak için gerekli olan önemli görevleri belirleyin ve zaman engelleme yöntemini kullanın, böylece işlerinizi hallettiğinizden emin olabilirsiniz.
- Planlama
Planlama, hedeflerinizi belirlemenize ve verilen kaynakları, zamanı ve parayı en verimli şekilde kullanmanıza yardımcı olacaktır.
Bu beceri, öngörülemeyen olayların sorumluluğunu üstlenmenize ve tüm ‘eğer’ senaryolarına hazırlanmanıza olanak tanır.
Kesin bir hareket tarzı, bugün nerede durduğunuzu ve gelecekte nereye gidebileceğinize ilişkin olası alternatifleri görmenizi sağlayacaktır.
- Önceliklendirme
Önceliklendirme, daha fazla iş yapmak anlamına gelmez. Her şey, zamanınızı gerekli görevlere odaklamak için önemsiz görevleri ortadan kaldırmakla ilgilidir.
Önceliklendirerek, belirli görevleri ‘yapılacaklar’ listesinin altına iter ve gündeminizde ilk olması gereken görevleri vurgularsınız.
Görevleri önemlerine göre sıralamak ve belirtilen sırada tamamlamak sizi bir verimlilik uzmanı yapacaktır.
Örneğin, bunu yapmak için Eisenhower tekniğini kullanabilirsiniz.
Başlamadan önce görevleri şu şekilde etiketlemeniz gerekir:
Önemli ve önemli olmayan görevler.
Acil ve acil olmayan görevler.
Bu, hangi görevlerin hem önemli hem de acil olduğunu belirlemenize yardımcı olur, böylece bunlar üzerinde hemen çalışabilirsiniz.
- Yetki
Yapılacak çok iş varken, muhtemelen her şeyi kendi başınıza yapamazsınız.
Her zaman bazı görevleri veya projelerin bölümlerini diğerlerine atayabilirsiniz.
Görevleri devretmek, bazı acil ancak çok önemli olmayan görevleri tabağınızdan almakla ilgilidir, böylece önemli olanlara odaklanmak için daha fazla zamanınız olur.
Görevleri devrederken, zamandan kazanmak için otokratik bir yönetim tarzı kullanın.
Bu da ne?
Otokratik yöneticiler, neyin nasıl yapılması gerektiğine dair net beklentiler belirler. Kuruluşunuz açıkça tanımlanmış iş rollerine ve resmi bir hiyerarşi yapısına sahip olduğunda en iyi şekilde çalışır.
Bunun demokratik bir liderlik tarzı olan zıt kutup pek kullanışlı değil. Takımın hangi görevlerin devredilmesi gerektiğine karar vermesinin daha uzun sürmesinin nedeni.
İş de size devredilebilir. Bir iş arkadaşı, bazı işlerin hemen yapılmasını isteyebilir.
Bu tür durumlarda, tekrar eden görevleri tercih etmek ve görev listeniz dolduğunda ‘hayır’ demek, zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.
- Esneklik
Zaman zaman işler ters gidebilir – beklenmedik bir ek görev, daha önce yeniden planlanan bir son tarih veya kişisel bir acil durum olabilir.
Bundan kaçınmak için neler yapabileceğinizi düşünmek yerine, kendinizi affetmek ve yeniden başlamak çok önemlidir.
Planlamanızın ve organizasyonunuzun kendi başına bir amaç değil, sadece bir amaç için bir araç olduğunu daima unutmayın . Zaman yönetimi yaklaşımınızda esnek olmalısınız .
Bu, kriz zamanlarında görev listenizden vazgeçmeye açık olmanız gerektiği anlamına gelir, böylece daha iyi başa çıkmaya odaklanabilirsiniz. Ek olarak, odaklanamıyorsanız veya bitiremiyorsanız, başka bir göreve de geçebilmelisiniz.
- Odaklanma
Dikkatimizi çekmek için pek çok şey rekabet ediyor: acil kişisel e-postalar, telefon görüşmeleri, sosyal medya güncellemeleri ve daha fazlası. Dikkatimizin dağılması ve uzun vadede bize yardımcı olmayan acil görevlere düşmek çok daha kolay.
Dikkatinizi bölerek, her seferinde bir şeyi yaparken harcayacağınızdan daha fazla zaman ayırdığınızı vurguluyor .
Dikkat yönetimi ve dikkat dağıtıcı unsurların ortadan kaldırılması, bu nedenle, verimli işlerin yapılması için kritik öneme sahiptir.
Ek olarak, çalışanın yöneticileriyle olan ilişkisi, çalışanların odaklanmasını ve meşgul olmasını sağlayan en önemli faktördür.
Çalışanlarınızın işgücünden en iyi şekilde yararlanmak için yöneticilerinizin yönetim kurslarına ve liderlik eğitimlerine yatırım yapın.
Ayrıca, sizin ve ekibinizin daha iyi odaklanmanıza ve dikkatinizin dağılmasına karşı sizi uyarmasına yardımcı olabilecek birkaç zaman yönetimi aracı da vardır.
Başka Ne Yapabilirsiniz ?
Verimsiz belirli web sitelerine erişimi kısıtlayarak çalışma saatleri sırasında dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.
Çeşitli görevler ve projelerdeki zaman takibini otomatikleştirin ve çalışırken ve molalarda ne kadar zaman harcadığınızı görün.
Üretkenlik raporları alın ve en az veya en üretken olduğunuz zamanları belirleyin.
Zaman yönetimi, günümüzün aşırı rekabetçi dünyasında başarı için çok önemlidir. Eşit derecede önemli olan, kendinize ve sizin için en önemli olan şeylere zaman ayırmaktır.
Ancak bir program oluşturmak ve ona bağlı kalmak bir veya iki günde öğrenilen bir beceri değildir. Zaman geçtikçe ve disiplinin artmasıyla alışkanlık haline gelen kademeli bir süreçtir.
Bu yüzden hemen başlamak en iyi fikirdir. Zaman yönetimi kişilik tipinizi belirleyin, bir program oluşturun ve önceliklendirme konusunda daha iyi olun.